Neovica Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 20.9.2023
- Rekisterinpitäjä
Neovica Oy
Y-tunnus: 22335525-9
Järvensivuntie 29
33100 Tampere - Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Janne Lahtela, Neovica Oy
Puh: +35844 063 6800
Sähköposti: janne.lahtela@neovica.fi - Rekisterin nimi
Neovica Oy:n asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri - Rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilöryhmiä:
Rekisterinpitäjän asiakkaiden yhteyshenkilöt
Rekisterinpitäjän potentiaaliset asiakkaat/asiakkaiden yhteyshenkilöt
Rekisterinpitäjän sidosryhmien yhteyshenkilöt
Rekisterinpitäjän koulutuksiin/tilaisuuksiin osallistujat ja osallistuneet.
5.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterinpitäjä ylläpitää tietovarantoa aktiivisista suomalaisista yrityksistä sekä yhteisöistä ja julkisen hallinnon organisaatioista.
Organisaation yhteys- ja taustatietojen lisäksi rekisterissä pidetään yllä tietoa organisaatiossa työskentelevien henkilöiden asemasta ja tehtävästä yhteystietoineen.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
asiakassuhteen hoitoon ja muuhun asiakasviestintään, kuten markkinointiin, uutiskirjeisiin, asiakaskyselyihin, asiakkaan yhteystietojen ylläpitoon ja laskutukseen asiantuntija- ja asiakaspalveluiden antamiseen liittyen rekisterinpitäjän palveluihin ja toimeksiantoihin
rekisterinpitäjän toiminnan ja tarjonnan suunnitteluun ja kehittämiseen mm. rekisteröityjen verkkokäyttäytymisen perusteella
palveluiden (esim. tilaisuuksien ja koulutuksien) ja toimeksiantojen hallinnointiin, yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa, osallistujalistojen jakamiseen koulutustilaisuudessa ja käyttöoikeuksien hallinnointiin mm. rekisterinpitäjän extranet- ja koulutuksenhallinnan tietojärjestelmissä
sidosryhmäyhteistyöhön, kuten luennoitsijan roolissa toimivien henkilöiden osaamisalueiden ylläpitämiseen ja toteutusten rekisteröintiin sekä sidosryhmien laskujen ja palkkioiden maksamiseen.
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (mm. asiakassuhteen hoito, oikeusturvan varmistaminen, markkinointi, laskutus, palkkioiden maksu, tilaisuuden osallistujalistan jakaminen) tai sopimukseen (mm. koulutukseen ilmoittautuminen) tai lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. kirjanpitovelvoitteet laskutustapahtumien säilytykseen liittyen). Lisäksi rekisteröidyiltä voidaan pyytää rekisteröinnin suostumusta tarvittaessa.
Rekisterinpitäjän koulutuksiin/tilaisuuksiin liittyviä erityishuomioita:
Ilmoittautumistietoja voidaan käyttää kyseisen tilaisuuden järjestelyissä ja ilmoittautuneiden nimet voidaan jakaa osallistujalistassa. Tilaisuus saatetaan kuvata. Kuvaamisen tarkoituksena on mahdollistaa koulutuksiin osallistuminen etäyhteyden kautta tai tallenteiden/kuvien käyttäminen koulutus- tai markkinointitarkoituksessa.
- Rekisterin tietosisältö ja suunniteltu säilytysaika
Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
Henkilön etu- ja sukunimi
Työhön/asemaan liittyvät perustiedot
Organisaatio
Yhteystiedot
Palveluiden käyttämiseen liittyvät tiedot, mukaan lukien laskutustiedot
Suostumustiedot
Palvelupyyntöihin liittyvät tiedot
Ulkopuolisen asiantuntijan osaamiseen liittyvät tiedot
Koulutusvideoihin/-lähetyksiin tai kuviin saattaa tallentua tunnistettavissa olevia henkilöitä.
Tietoja voidaan säilyttää niin pitkään kuin rekisterinpitäjä tietoja käyttötarkoituksiinsa tarvitsee. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännönmukaisesti.
Joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin, mikäli se on tarpeen lainsäädännön edellyttämänä, esimerkiksi kirjanpitoa varten.
Rekisteröity pääsee poistamaan itsensä markkinointilistaltamme markkinointisähköpostissa olevan linkin kautta tai erillisellä ilmoituksella sähköpostitse. Tietoja voidaan poistaa myös asiakkaan vaatimuksesta.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterissä olevat tiedot saadaan:
Rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta.
Yleisesti saatavilla olevista lähteistä.
9. Henkilötietojen käsittelijät, vastaanottajat ja luovutukset
Henkilötietoja käsittelevät koulutuksien/tilaisuuksien suunnittelusta ja järjestelyistä vastaavat, asiakkuuden hoidosta vastaavat, palvelupyyntöjen käsittelijät ja laskutusta hoitavat Neovica Oy:n työntekijät.
Tietoja voidaan luovuttaa koulutusten/tilaisuuksien sidosryhmille.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
DevNet Oy (uutiskirjejärjestelmän ylläpitäjä)
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. - Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Rekisteristä ei tyypillisesti synny paperiaineistoa. Mikäli tällaista syntyy, hävitetään aineisto rekisterinpitäjän tietosuojapolitiikan mukaisesti tietoturvallisesti.
B Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Rekisterinpitäjä valvoo, että tietojärjestelmät on suojattu rajoittamalla käyttöoikeuksia sekä asianmukaisin päivityksin. Tietojärjestelmät on suojattu myös verkkoteknisillä toimilla (palomuurien käyttö ja tietojärjestelmien sijoittelu eri verkkosegmentteihin).
- Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet ja lisätiedot
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely tapahtuu rekisteröidyn suostumukseen perustuen.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittelyoikeus, milloin tahansa.
Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidylle toimitetaan tarvittavat tässä tietosuojaselosteessa annetut tiedot, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä tai kun henkilötietoja ei ole saatu suoraan rekisteröidyltä.
Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen vaatimus. Rekisteröidyn ei ole pakko toimittaa henkilötietoja ja näiden tietojen antamatta jättäminen ei aiheuta seuraamuksia. Henkilötietojen antaminen voi perustua sopimukseen tai sopimuksen tekemiseen ja voi näin olla edellytys rekisterinpitäjän palveluiden ostamiselle.
Rekisterissä ei ole käytössä automaattista päätöksentekoa kuten esim. profilointia.
Mikäli sinulla on pyyntöjä rekisteriä tai rekisteröidyn oikeuksia koskien, voit lähettää ne sähköpostitse osoitteeseen info@neovica.fi
Pidätämme oikeuden muuttaa tai päivittää tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.
Neovica Oy